ای میل کے آداب: بہتر ای میلز کے لئے نکات

مواد

• ای میل کے آداب: ہمدردی اور آداب دکھائیں
• ای میل ٹریفک: باقاعدہ ضابطے
• ای میل کے آداب: اسے مختصر رکھیں
• آداب نوک: مختصر لکھیں
• آداب نوک: اپنے آپ کو صاف صاف اظہار کریں
• آداب نوک: دوستانہ رہیں
• آداب نوک: ستم ظریفی کے بغیر کریں۔ ہمیشہ
• آداب نوک: روابط کے ساتھ بچ جائیں
• آداب نوک: منسلکات سے پرہیز کریں
• ای میل کے آداب: رد عمل کے گنتی
• ای-میل آداب: کیا ای میل واقعی ضروری ہے؟

آج کل پیشہ ورانہ خط و کتابت اکثر اس طرح ہوتی ہے: کچھ ای میلوں کو جلدی سے ٹائپ کرنا؛ زیادہ سے زیادہ تقسیم کرنے والا ، اس کے نتیجے میں چھوٹی ذمہ داری۔ سلام ، ہجے ، سلام - اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا ہے۔ اہم بات یہ ہے کہ پیغام ختم ہوچکا ہے۔ بھیجیں. کلک کریں۔ ختم مسئلہ: اسپام اسی طرح کام کرتا ہے۔ یہاں جو چیز نظرانداز کی جاتی ہے وہ ایک قسم ہے آداب ای خط و کتابت میں اچھے لہجے کے ل - ای میل کے آداب. اب ہم اس پر گرفت کریں گے ...

ای میل کے آداب: ہمدردی اور آداب دکھائیں

اس کے بارے میں کوئی سوال نہیں ہے: ای میلز ہیں مفید مددگار جب بات آتی ہے ، مثال کے طور پر ، کانفرنسوں یا ٹیلیفون کالوں سے ہونے والی گفتگو کے نتائج کو مختصر طور پر دستاویز اور وردی کے ل all سبھی کے ل prevented (یا روکا ہوا) علم دیکھ بھال کرنے. ای میلز زیادہ ذمہ داری کو یقینی بناتے ہیں - لیکن شک کی صورت میں بھی اس کا استعمال کیا جاسکتا ہے ثبوت جب اختلاف رائے پیدا ہوجائے تو واقعی اس پر بحث کی جائے۔

لیکن جہاں روشنی ہے وہیں سایہ بھی ہے۔ اور اس طرح نہ صرف کچھ ای میلز خود ہی ہر طرح کی چیزوں کا باعث بنتی ہیں اختلاف اور ناراضگی. جلد بازی سے یہاں بھیجی گئی درخواست ، وہاں ایک تسلی بخش رد عمل ، کچھ ٹائپنگ کی غلطیاں اور انداز کی کمی the وصول کنندہ کے پاس پہلے ہی مصنف کی منفی تصویر ہوگی اور اس طرح ممکنہ طور پر اس کا تنازعہ پیدا ہوجائے گا۔ ای میل کی ایک خصوصیت یہ ہے کہ وہ اصل میں اس سے کہیں زیادہ جذبات پیدا کرتی ہے۔

آداب کا اصول اچھے اخلاق کے ل it یہ ہمیشہ پڑھتا ہے: پہلے اپنے آپ کو وصول کنندہ کے جوتوں میں رکھیں! اس کی تحریر اور ای میل سے اس کا کیا اثر پڑ سکتا ہے؟ اس کے برعکس ، آپ کو ہر بات کو سونے کے ترازو پر آنے والی میل کے لئے نہیں لگانا چاہئے - صرف اس وجہ سے کہ دوسرے نہیں کرتے ہیں آداب یہ کسی کے اپنے پٹڑیوں کا لائسنس نہیں ہے۔ اس کے برعکس: جو لوگ یہاں پر اعتماد رکھتے ہیں وہ صرف ثابت نہیں کررہے ہیں نرسریلیکن سچائی عظمت

انٹرنیٹ کے علمبردار کے مشورے پر عمل کرنا بہتر ہے جان پوسٹل:

آپ جو قبول کرتے ہیں اس میں آزاد ہو - جو کچھ آپ نشر کرتے ہیں اس میں قدامت پسند رہیں۔

اچھی مٹی کے بنیادی اصولوں میں سے ایک یہ ہے ای میل دوبارہ پڑھیں، "بھیجیں" پر کلک کرنے سے پہلے: آوازیں ...

• سلام۔
• ٹونالٹی۔
• گرائمر؟
• اوقاف؟
• آرتھوگرافی۔
• سلام ہے۔
• دستخط؟

چونکہ اب زیادہ تر ای میل پروگراموں میں ایک ہے ہجوں کی پڑتال غلطیوں کو بجا طور پر میلا پن کی علامت سمجھا جاتا ہے۔ لیکن ایک ہی وقت میں کیونکہ خودکشی ہمیشہ بالکل کام نہیں کرتا ، آپ کو آنکھیں بند کرکے ان پر بھروسہ نہیں کرنا چاہئے۔

جرمن بری عادت ، تنقید کا براہ راست اظہار کریں، واقعی ای میل میں بھی سفارش نہیں کی جاتی ہے: بیشتر دوسرے ممالک میں یہ خام ہونے کے لئے زیادہ سفارتی نہیں سمجھا جاتا ہے شائستہ نہیں، اور اگر آپ اس ملک میں اپنے لہجے کی غلط تشریح کرتے ہیں تو ، آپ خود کو بھی گڑبڑ میں ڈال سکتے ہیں - کیوں کہ اب خراب انداز کو تحریری شکل میں بھی دستاویزی شکل دی گئی ہے۔

تاہم ، کے استعمال جذباتیہ کاروباری ای میلوں میں وہ صرف بہت زندہ دل اور لگتا ہے غیر پیشہ ورانہ. آپ کے جملے کے ساتھ ٹنکر لگانا بہتر ہے جب تک کہ یہ آپ کے مطلب کے قطعی نہیں کہے۔ جذباتیہ پھر بہرحال ضرورت سے زیادہ ہیں۔

ای میل ٹریفک: باقاعدہ ضابطے

میل ٹریفک کے لئے قانونی رسمی تقاضے 2007 سے نافذ ہیں: مثال کے طور پر ، کمپنی کی قانونی شکل اور نشست ، رجسٹر کورٹ اور تجارتی رجسٹر نمبر کے ساتھ ساتھ منیجنگ ڈائریکٹر کا پہلا اور آخری نام بھی بتانا ضروری ہے۔ کافی حد تک ، کمپنیاں ای میل کے آخر میں ڈیٹا پروٹیکشن کے حصول بھی شامل کرتی ہیں۔ مثالی طور پر ، ایسی لازمی معلومات براہ راست دستخط میں محفوظ کی جاتی ہیں ، کیونکہ گمشدہ یا غلط معلومات کو متنبہ کیا جاسکتا ہے۔

ای میل کے آداب: اسے مختصر رکھیں

کیا تم کبھی بورڈ ای میلز دیکھا؟ وہ شاید ہی کبھی چار سے چھ لائنوں سے کہیں زیادہ لمبے ہوں۔ کیوں؟ کیونکہ مینیجر چرچل کے ساتھ رہنا پسند کرتے ہیں۔ کیا زیادہ متن کی ضرورت ہے کافی نہیں سوچا گیا ہے۔

در حقیقت ، ہم میں سے بیشتر آج ایک میں ڈوب رہے ہیں ای میلوں کا سیلاب. ہر غیرضروری اور غیر ضروری طور پر طویل اور بات کرنے والا ای میل ہمارے قیمتی وقت کو چرا دیتا ہے۔ کسی بھی صورت میں ، مرسل اور آلودگی والا خود کو زیادہ مقبول نہیں بناتا ہے - ان کی طرح دہشت گردوں کو میل کریںجو ہمیشہ "سب کو جواب دیں" کے بٹن پر کلک کرتے ہیں ، یہاں تک کہ اگر صرف کسی ملاقات کی توثیق ہی طلب کی گئی ہو اور یہ صرف دعوت دینے والے منتظم کی دلچسپی ہے ...

خوبصورتی اور وضاحت کا فن لہذا کے ساتھ شروع ہوتا ہے موضوع مرتب کرنا: مخاطب ایک نظر میں یہ دیکھنے کے قابل ہونا چاہ. کہ میل کے بارے میں کیا ہے۔ لہذا وہ مکمل طور پر بیکار ہیں فارمولیاں جیسے "سوال" یا "اہم" کیونکہ عمل کرنے کی کوئی ترغیب نہیں ہے۔ پیغام کی ترجیح کو "اعلی" پر متعین کرنے میں مدد نہیں ملتی ہے۔

جتنی جلدی ممکن ہو اپنے ای میل کو اپنی منزل تک پہنچانے کے ل you ، آپ کو ای میل کے لئے درج ذیل آداب اصولوں پر بھی عمل کرنا چاہئے:

1. آداب نوک: مختصر لکھیں

   زیادہ سے زیادہ کے مطابق ای میل لکھیں: جتنا ضروری ہو ، جتنا ممکن ہو سکے۔ ایسے پیغامات جو A4 صفحے سے زیادہ لمبے ہیں پہلے جگہ نہیں بھیجے جائیں۔ اور چونکہ اسکرین پر متن کو پڑھنا زیادہ مشکل ہے ، آپ کو ای میل کو کئی مختصر حصوں میں تقسیم کرنا چاہئے (لیکن اگر ممکن ہو تو تین سے زیادہ نہیں)۔ اس کے علاوہ ، طویل وضاحت اور گھریلو جملوں سے پرہیز کریں۔ یہ آپ کو لکھنے اور آپ کے وصول کنندہ کو پڑھنے میں بہت وقت خرچ کرتا ہے۔ اسمارٹ فون پر لمبی ای میلز پڑھنا بھی تھکنے والا ہے۔ ان میں سے بیشتر پہلے ایسے خطوط نہیں پڑھیں گے۔

   
   
   
   

2. آداب نوک: اپنے آپ کو صاف صاف اظہار کریں

   ضرورت سے زیادہ غیر ملکی الفاظ ، الفاظ کی تخلیق اور حد سے زیادہ تکنیکی تخلص سے گریز کریں۔ صاف زبان اور مختصر جملوں وصول کنندہ کے لئے آسان تر بناتے ہیں۔ ای میلز نہ تو ناول ہوتے ہیں اور نہ ہی نظمیں (کم از کم پیشہ ورانہ ای میل نہیں ہوتے ہیں)۔ آپ کو جلدی اور سمجھنے والے الفاظ کے ساتھ اپنے ای میل کے نقطہ پر پہنچنا چاہئے۔ لہذا اگر ممکن ہو تو تخفیف سے بھی پرہیز کرنا چاہئے۔ کمپنی میں موجود ہر شخص ان کو نہیں جانتا ہے ، اور وہ ہمیشہ لکھنے میں تھوڑا سست لگتا ہے ، نعرہ: میرے پاس آپ کے لئے وقت نہیں ہے! ہونے کا ذکر نہیں کرنا SgDuH ، i. ضمیمہ وصول پروٹ d. نشست z.K. ایم ایف جی سی ایس صرف خوفناک پڑھتا ہے۔

3. آداب نوک: دوستانہ رہیں

   ای میلوں سے بھی شائستہ یا کم شائستہ آواز کا اندازہ کیا جاسکتا ہے۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ دارالحکومت میں لکھتے ہیں یا اگر آپ غیر ضروری طور پر بہت سارے تعزیرات کے نشانات یا یہاں تک کہ کئی کالنسز لگاتار لگاتے ہیں تو وصول کنندہ اسے تیز چیخ کی طرح سن پائے گا۔ شائستہ سلام اور ایک دوستانہ الوداعی بہرحال بنیادی ضروریات ہیں۔

   
   

4. آداب نوک: ستم ظریفی کے بغیر کریں۔ ہمیشہ

   ستم ظریفی اکثر زبانی شکل سے زیادہ تحریری شکل میں سمجھنا زیادہ مشکل ہوتا ہے۔ شروع سے ہی کاروباری معاملات میں ایسا کرنے سے گریز کریں۔ یہ ہمیشہ گھمنڈ لگتا ہے۔ زیادہ سے زیادہ ، ستم ظریفی لطیفے کا تعلق کافی کے باورچی خانے میں ہے۔

5. آداب نوک: روابط کے ساتھ بچ جائیں

   ای میلوں میں لنکس کو بہت احتیاط سے استعمال کریں۔ اکثر وہ میل کے اصل مواد سے ہٹ جاتے ہیں۔ تاہم ، بعض اوقات ، وہ رابطوں کو سمجھنے میں بھی آسانی پیدا کرتے ہیں۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ ای میل کے ذریعہ انٹرنیٹ پر دریافت ہونے والی کسی چیز کے بارے میں مطلع کرنا چاہتے ہیں۔ ان معاملات میں ، رابطے معنی خیز ہوتے ہیں - لیکن صرف اس صورت میں۔ اضافی اشارے: رابطے میل کے آخر میں رکھیں - کسی ماخذ کی طرح۔ لہذا وصول کنندہ پہلے سیاق و سباق کو پڑھ اور سمجھ سکتا ہے ، پھر خود ہی ایک نگاہ ڈالیں۔

6. آداب نوک: منسلکات سے پرہیز کریں

   بالکل جہاں ممکن ہے۔ لیکن پڑھنے والے کے لئے منسلک کو کھولنا اور اسے پڑھنا بوجھل اور وقت طلب ہے۔ بہت کم لوگ ایسا کرتے ہیں۔ ایسی معلومات کو شامل کرنے کی کوشش کریں جو اہم ہے اور ای میل کے ابتدائی حصے میں ضرور پڑھیں۔ تاہم ، اگر آپ اپنے ای میل کے ساتھ منسلکات بھیجنا چاہتے ہیں (یا کرنا چاہتے ہیں) ، تو وہ زیادہ بڑا نہیں ہونا چاہئے اور اس طرح وصول کنندہ کے ان باکس کو غالب کریں۔ ایک بینچ مارک کے طور پر ، آپ پانچ میگا بائٹ ذہن میں رکھ سکتے ہیں۔ آپ کا ای میل ملحق اس سائز سے زیادہ نہیں ہونا چاہئے۔ پھر یہ بھی یاد رکھنا چاہئے کہ آخر میں متن میں مذکور ضمیمہ منسلک ہے یا نہیں۔ بصورت دیگر ، آپ وصول کنندہ کو یہ اشارہ دے رہے ہیں کہ آپ مشغول اور مشغول ہیں۔ یہ آپ کے کام کو اچھی طرح سے ظاہر نہیں کرتا ہے۔اور: ای میل بھیجنے سے پہلے ، منسلک دستاویزات کو دوبارہ کھول کر یہ چیک کریں کہ آیا وہ واقعی صحیح ہیں یا نہیں۔

   
   

ای میل کے آداب: رد عمل کے گنتی

الیکٹرانک میل کا سب سے بڑا فائدہ اس کی معذوری بھی ہے: رفتار۔ اگر آپ پیغامات کو تیزی سے بھیج سکتے ہیں تو ، آپ عام طور پر فوری جواب کی توقع کرتے ہیں۔ 24 گھنٹے کے اندر - یہ انگوٹھے کا اصول ہے - مرسل کو جواب موصول ہونا چاہئے ، چاہے یہ صرف اتنا ہو کہ آپ میل کی رسید کی تصدیق کرتے ہیں اور کہتے ہیں کہ آپ اس پر کب کارروائی کریں گے۔

ای-میل آداب: کیا ای میل واقعی ضروری ہے؟

بہتر ای میلز کے لئے دوسرا اہم ترین آداب اصول ، تاہم ، بنیادی طور پر ان سے سوالات کرتے ہیں:

• واقعی ہے ضرورییہ ای میل بھیجنے کے لئے؟
• کیا یہ صحیح ہے؟ پتے - یا یہ دوسرے / کم بھی ہوسکتے ہیں؟

انگوٹھے کا ایک اصول: جس کی یہ (واقعی) فکر ہے وہ مخاطب ہے۔ جس کو بھی صرف ان کے علم کے لئے میل موصول ہونا چاہئے (لیکن اس پر ردعمل ظاہر نہیں کرنا پڑتا ہے) ایک کاپی (سی سی) میں سیٹ کیا گیا ہے۔ آپ کو صرف غیر معمولی معاملات میں اندھی کاپیاں (بی سی سی) بھیجنا چاہ -۔ مثال کے طور پر ، اگر آپ نہیں چاہتے ہیں کہ ہر شخص یہ معلوم کرے کہ نیوز لیٹر کس کو موصول ہورہا ہے۔

بصورت دیگر ، ہر ایک کو اپنے آپ سے پوچھنا چاہئے کہ کیا ای میل کے بجائے فون کا استعمال بہتر ہے؟ بغیر ابھی بہت کچھ زیادہ تیزی سے اور ، سب سے بڑھ کر ، زیادہ دلکش طور پر واضح کیا جاسکتا ہے بیلشٹ پنگ پونگ پیدا ہوتا ہے کہ آخر میں سب کو ناراض کرتا ہے۔